21. 批量修改数据
在EXCEL表格数据都已被填好的情况下，如何方便地对任一列（行）的数据进行修改呢？

　　比如我们做好一个EXCEL表格，填好了数据，现在想修改其中的一列（行），例如：想在A列原来的数据的基础上加8，有没有这样的公式？是不是非得手工的一个一个数据地住上加？对于这个问题我们自然想到了利用公式，当你利用工式输入A1=A1+8时，你会得到EXCEL的一个警告：“MICROSOFT　EXCEL不能计算该公式……”只有我们自己想办法了，这里介绍一种简单的方法：

　　第一步：
　　在想要修改的列（假设为A列）的旁边，插入一个临时的新列（为B列），并在B列的第一个单元格（B1）里输入8。

　　第二步：
　　把鼠标放在B1的或下角，待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度，此时B列所有的数据都为8。
　　第三步：
　　在B列上单击鼠标右键，“复制” B列。

　　第四步：
　　在A列单击鼠标的右键，在弹出的对话框中单击“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“运算”中的你所需要的运算符，在此我们选择“加”，这是本方法的关键所在。

　　第五步：
　　将B列删除。

　　怎么样？A列中的每个数据是不是都加上了8呢？同样的办法可以实现对一列（行）的乘，除，减等其它的运算操作。原表格的格式也没有改变。

　　此时整个工作结束，使用熟练后，将花费不到十秒钟
 
22. 将Excel数据导入Access
如果想将Excel中的数据转换到Access中，可以采取下面的直接导入法和建立链接法来完成。

　　一、直接导入法

　　1.启动Access，新建一数据库文件。
　　2.在“表”选项中，执行“文件→获取外部数据→导入”命令，打开“导入”对话框。

　　3.按“文件类型”右侧的下拉按钮，选中“Microsoft
Excel（.xls）”选项，再定位到需要转换的工作簿文件所在的文件夹，选中相应的工作簿，按下“导入”按钮，进入“导入数据表向导”对话框（图1）。
　　4.选中需要导入的工作表（如“工程数据”），多次按“下一步”按钮作进一步的设置后，按“完成”按钮。

　　注意：如果没有特别要求，在上一步的操作中直接按“完成”按钮就行了。

　　5.此时系统会弹出一个导入完成的对话框（图1的中部），按“确定”按钮。
　　至此，数据就从Excel中导入到Access中。

　　二、建立链接法

　　1.启动Access，新建一数据库文件。

　　2.在“表”选项中，执行“文件→获取外部数据→链接表”命令，打开“链接”对话框。

　　3.以下操作基本与上述“直接导入法”相似，在此不再赘述，请大家自行操练。

　　注意：“直接导入法”和“建立链接法”均可以将Excel数据转换到Access中，两者除了在Access中显示的图标不同（图2）外，最大的不同是：前者转换过来的数据与数据源脱离了联系，而后者转换过来的数据会随数据源的变化而自动随时更新。

23. 办公技巧：Excel定时提醒不误事

   
　　如果您从事设备管理工作，有近千台机械设备需要定期进行精度检测，那么，就得每天翻阅“设备鉴定台账”来寻找“到期”的设备——实在是太麻烦了！用Excel建立一本“设备鉴定台账”是不是方便得多？方法是：用Excel的IF函数嵌套TODAY函数来实现设备“到期”自动提醒。

　　首先，运行Excel，将“工作簿”的名称命名为“设备鉴定台账”，输入各设备的详细信息、上次鉴定日期及到期日期（日期的输入格式应为“年-月-日”，如：2003-10-21，如图1）。　　

　　然后，选中图1所示“提示栏”下的F2单元格，点击插入菜单下的函数命令，在“插入函数”对话框中选择“逻辑”函数类中的IF函数，点击[确定]按钮，就会弹出“函数参数”对话框，分别在Logical_test行中输入E2=TODAY()、value_if_true行中输入“到期”、Value_if_false行中输入“"
"”(如图2)，并点击[确定]按钮。这里需要说明的是：输入的 ""
是英文输入状态下的双引号，是Excel定义显示值为字符串时的标识符号，即IF函数在执行完真假判断后显示此双引号中的内容。为了醒目，可在“单元格属性”中将F2单元格的字体颜色设置为红色。

　　最后，拖动“填充柄”，填充F列以下单元格即可。

　　我们知道Excel的IF函数是一个“条件函数”，它的语法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”，具体地说就是：如果第一个参数logical_test返回的结果为真，则执行第二个参数Value_if_true的结果，否则执行第三个参数Value_if_false的结果；Excel的TODAY函数［语法是TODAY()］是返回当前系统日期的函数。

　　实际上，本文所应用的IF函数语句为IF(E2=TODAY(),"到期","")，解释为：如果E2单元格中的日期正好是TODAY函数返回的日期，则在F2单元格中显示“到期”，否则就不显示，TODAY函数返回的日期则正好是系统当天的日期。　　

　　Excel的到期提醒功能就是这样实现的。
 
 
24. 办公小绝招 构造Excel动态图表(1)

   
　　Excel中的窗体控件功能非常强大，但有关它们的资料却很少见，甚至Excel帮助文件也是语焉不详。本文通过一个实例说明怎样用窗体控件快速构造出动态图表。

　　假设有一家公司要统计两种产品(产品X，产品Y)的销售情况，这两种产品的销售区域相同，不同的只是它们的销售量。按照常规的思路，我们可以为两种产品分别设计一个图表，但更专业的办法是只用一个图表，由用户选择要显示哪一批数据——即，通过单元按钮来选择图表要显示的数据。

　　为便于说明，我们需要一些示例数据。首先在A列输入地理区域，如图一，在B2和C2分别输入“产品X”和“产品Y”，在B3:C8区域输入销售数据。

　　一、提取数据

　　接下来的步骤是把某种产品的数据提取到工作表的另一个区域，以便创建图表。由于图表是基于提取出来的数据创建，而不是基于原始数据创建，我们将能够方便地切换提取哪一种产品的数据，也就是切换用来绘制图表的数据。

　　在A14单元输入=A3，把它复制到A15:A19。我们将用A11单元的值来控制要提取的是哪一种产品的数据(也就是控制图表要描述的是哪一批数据)。现在，在A11单元输入1。在B13单元输入公式=OFFSET(A2,0,$A$11)，再把它复制到B14:B19。

　　OFFSET函数的作用是提取数据，它以指定的单元为参照，偏移指定的行、列数，返回新的单元引用。例如在本例中，参照单元是A2(OFFSET的第一个参数)，第二个参数0表示行偏移量，即OFFSET返回的将是与参照单元同一行的值，第三个参数($A$11)表示列偏移量，在本例中OFFSET函数将检查A11单元的值(现在是1)并将它作为偏移量。因此，OFFSET(A2,0,$A$11)函数的意义就是：找到同一行且从A2(B2)偏移一列的单元，返回该单元的值。
 
 
25. 办公小绝招 构造Excel动态图表(2)

   
　　现在以A13:B19的数据为基础创建一个标准的柱形图：先选中A13:B19区域，选择菜单“插入”→“图表”，接受默认的图表类型“柱形图”，点击“完成”。检查一下：A13:B19和图表是否确实显示了产品X的数据；如果没有，检查你是否严格按照前面的操作步骤执行。把A11单元的内容改成2，检查A13:B19和图表都显示出了产品B的数据。

　　二、加入选项按钮

　　第一步是加入选项按钮来控制A11单元的值。选择菜单“视图”→“工具栏”→“窗体”(不要选择“控件工具箱”)，点击工具栏上的“选项按钮”，再点击图表上方的空白位置。重复这个过程，把第二个选项按钮也放入图表。

　　右击第一个选项按钮，选择“设置控件格式”，然后选择“控制”，把“单元格链接”设置为A11单元，选中“已选择”，点击“确定”，如图二。

　　把第一个选项按钮的文字标签改成“产品X”，把第二个选项按钮的文字标签改成“产品Y”(设置第一个选项按钮的“控制”属性时，第二个选项按钮的属性也被自动设置)。点击第一个选项按钮(产品X)把A11单元的值设置为1，点击第二个选项按钮把A11单元的值设置为2。

　　点击一下图表上按钮之外的区域，然后依次点击两个选项按钮，看看图表内容是否根据当前选择的产品相应地改变。

　　按照同样的办法，一个图表能够轻松地显示出更多的数据。当然，当产品数量很多时，图表空间会被太多的选项按钮塞满，这时你可以改用另一种控件“组合框”，这样既能够控制一长列产品，又节约了空间。

　　另外，你还可以把A11单元和提取出来的数据(A13:B19)放到另一个工作表，隐藏实现动态图表的细节，突出动态图表和原始数据。
 
 
26. Excel中三表“嵌套”成一表

   
　　问题的提出：期末考试完后，学校领导要我出一份简报，以反映全校的教学情况（简报的式样见表一）。我已经在Excel中存储有：全校各班各科任课教师名单（见表二）、全校各班各科平均成绩（见表三）、全校各班各科及格率（见表四）等基本数据，可以说只要把这后三张表的数据综合到一起也就完成了简报的制作。全校有50多个班，考试科目又多，把上述数据再输一遍，工作量之大是可想而知的。好在这三种表格的式样基本相同，于是我先采用逐级逐科“复制→粘贴”的方法来工作。但是这要不断地选、不断地复制、不断地在窗口间切换，费时费力且易出错。“如果后三种表格能向Flash中的透明图层一样相互嵌套就好了”，在这种理念的驱动下，我大胆探索，终于找到了解决Excel表格“嵌套”的方法。

　　解决的方法：怎样才能实现Excel中表格的“嵌套”呢？方法其实很简单，下面我们一起来看看吧！

　　1. Excel中新建一名为“简报”的文件，并按式样绘制表一。

　　2. 打开表二，在各科目的后面插入两个空列（这主要是为了与表一的式样相同）。

　　3. 选定各学科的任课教师名单，执行“复制”命令。

　　4. 将窗口切换到表一，选择相应的目标单元格，执行“编辑→选择性粘贴”命令。

　　5. 在“选择性粘贴”对话框的最下面选中“跳过空单元”选项（这一步可是表格“嵌套”的关键），单击“确定”。这样我们就完成了表二“嵌套”到表一的工作。

　　6. 分别打开表三、表四，重复执行2—5步骤，将表三、表四也“嵌套”到表一中。简报的制作就这样轻松完成了。

　　当我在短时间内将简报清样送到领导手中时，他们的吃惊程度是可想而知的。其实我想说：“这没什么，精彩的还在以后呢！呵呵。”
 
 
27. 巧用Excel建立数据库大法
   
　　日常工作中，我们常常需要建立一些有规律的数据库。例如我为了管理全乡的农业税，需建立一数据库，该数据库第一个字段名为村名，第二个字段名为组别。我乡共19个村，每个村7～17个组不等，共计258个组。这个数据库用数据库软件（哪怕是Visual
FoxPro
6.0或是Access97等高档次的）很不好建立——逐个儿输入吗，只有傻瓜才有这种想法。用Access宏或FoxPro编程来输入吧，这些数据似乎还嫌不够规则（每个村对应的组数不一定相同），这个程序编写可就不那么简单了，除非你是编程高手兼编程迷，否则可有小题大作之嫌了。

　　其实Excel提供了一些很有用的功能，可让我们任何一个人都可轻松搞定这些数据库：

　　第一步：打开Excel97（Excel2000当然也行），在A列单元格第1行填上“村名”，第2行填上“东山村”，第19行填上“年背岭村”（注：东山17个组，2＋17=19据此推算），第28行填上“横坡村”（算法同前，牛背岭村9个组：19＋9=28），如此类推把19个村名填好。

　　第二步：在第B列第1行填上“组别”，第2行填上“第1组”并在此按鼠标右键选择“复制”把这三个字复制剪贴板，然后在每一个填有村名的那一行的B列点一下鼠标右键选择“粘贴”在那里填上一个“第1组”。

　　第三步；用鼠标点击选中A2“东山村”单元格，然后把鼠标单元格右下角（此时鼠标变为单“十”字形），按住鼠标往下拖动，拖过的地方会被自动填上“东山村”字样。用同样的方法可以把其它村名和组别用鼠标“一拖了之”。填组别时你别担心Excel会把组别全部填为“第1组”，只要你别把“第1组”写成“第一组”，Excel会自动把它识别为序列进行处理。所以拖动“第1组”时，填写的结果为“第2组”“第3组”……填完这两个字段后，其它的数据可以继续在Excel中填写，也可等以后在数据库软件中填写，反正劳动强度差不多。

　　第四步：保存文件。如果你需要建立的是Access数据库，那么别管它，就用Excel默认的“.xls”格式保存下来。如果你需要建立的是FoxPro数据库，那么请以Dbase
4 （.dbf）格式保存文件。

　　第五步：如果需要的是Access数据库，那么你还必需新建一个Access数据库，在“新建表”的对话框里，你选择“导入表”然后在导入对话框中选择你刚刚存盘的“.xls”文件。（什么？你找不到？！这个对话框默认的文件类型是Microsoft
Access，只要你改为Microsoft Excel 就能找到了），选择好导入文件后，你只要注意把一个“第一行包含列标题”的复选框 芯托辛耍ㄈ绻
你不需要ID字段，你可以在Access向你推荐主关键字时拒绝——选择“不要主关键字”），其余的你都可视而不见，只管按“下一步”直至完成。导入完成后你可以打数据库进行使用或修改。如果你需要的是FoxPro数据库，那么更简单，可以直接用FoxPro打开上一步你存盘的“.dbf”文件，根据需要进行一些诸如字段宽度、字段数据类型设置就可以使用了。

　　说到这里，你可能会说“呀，太简单了，我也会”，那么好了，我写这篇文章的目的就是要大家尽可能不再做那些很麻烦的事，“该偷懒时就偷懒”嘛。
 
 
28. Excel最新提速大法之12绝招

   
　　Excel是一个全能的电子表格，它功能强大、操作方便，除了可以快速地生成、格式化各种表格外，还可以对表格中的数据完成很多数据库的功能。下面向您介绍几个快速使用Excel的方法技巧。

　　　　1、快速启动Excel。若您日常工作中要经常使用Excel，可以在启动Windows时启动它，设置方法：(1)启动“我的电脑”进入Windows目录，依照路径“Start
Menu\Programs\启动”来打开“启动”文件夹：(2)打开Excel
所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。

　　若Windows已启动，您可用以下方法快速启动Excel。方法一：双击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Excel工作簿即可。方法二：用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需双击其快捷方式即可。

　　2、快速获取帮助。对于工具栏或屏幕区，您只需按组合键Shift＋F1，然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就会弹出一个帮助窗口，上面会告诉该元素的详细帮助信息。

　　3、快速移动或复制单元格。先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

　　4、快速查找工作簿。您可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为：(1)单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替；(2)在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字，最好是您认为是唯一的单词或短语，以便搜寻更容易成功；(3)选择“开始查找”即可。在找到满足条件的文件前，“打开”对话框的状态栏都会显示“找到了0个文件”的信息，您应该耐心等待，只有当“打开”按钮由灰化状态变成可用状态时，才表明搜寻结束。

　　5、快速打印工作表。若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对话框让您选择，程序繁琐。若要跳过该对话框，您可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮，Excel将使用“选定工作表”选项打印。

　　6、快速切换工作表。按Ctrl＋PageUp组合键可激活前一个工作表，按Ctrl＋PageDown组合键可激活后一个工作表。您还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。

　　7、快速切换工作簿。对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。要对多个窗口下的多个工作进行切换，用“窗口”菜单最方便。“窗口”菜单的底部列出了已打开了工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从“窗口”菜单选择它的名字即可。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。

　　8、快速插入Word表格。Excel可以处理Word表格中列出的数据，您可用以下方法快速插入Word表格：(1)打开Word表格所在的文件；(2)打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域；(3)选中Word中的表格；(4)按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

　　9、快速链接网上的数据。您可以用以下方法快速建立与网上工作簿中数据的链接：(1)打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑”菜单的“复制”命令；(2)打开需要创建链接的Excel工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格；(3)单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。若您想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作簿位置，如：=http://www.Js.com/[filel.xls]。

　　10、快速创建工具栏。通过工具栏您可以快捷地访问常用的命令或自定义的宏，您可以根据需要快速创建自己的工具栏。方法为：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，选择“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮，输入“新建工具栏”名称，然后单击“确定”。这时新建工具栏出现在窗口，您就可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，该按钮就会在此“落户”。若在拖动时按着Ctrl键，则会将按钮复制过来。注意：不能将按钮拖到“自定义”对话框或工作表中，否则该按钮将会被删除。

　　11、利用模板创建工作簿。模板是一用来作为创建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地创建相似的工作簿。创建模板方法为：(1)打开一个要作为模板的工作簿；(2)选择“文件”菜单中“另存为”命令，打开“另存为”对话框；(3)在“文件名”框中输入模板的名字，从“保存类型”列表中选定“模板(＊.xlt)”选项，这时“保存位置”会自动切换到默认的模板文件夹Templates文件夹；(4)在“保存位置”中选择“电子表格模板”文件夹，单击“保存”即可。这样，您就可以根据该模板快速创建新工作簿了。

　　12、用“超级连接”快速跳转到其它文件。用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若您要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。
 
 
29. Excel打印故障问答锦囊

    　　问：我想打印彩色的页眉，却不能为页眉应用彩色格式。如何解决？　　

　　答：页眉中的文字只能打印为黑色，即便使用彩色打印机，也不能对页眉和页脚中的文字应用彩色。要打印彩色页眉，可以使用打印标题代替页眉。例如，要在每页的顶端打印公司的徽标与地址，将徽标与地址信息放置在工作表的前几行；在“文件”菜单上，单击“页面设置”，单击“工作表”选项卡，然后在“顶端标题行”框中，输入包含徽标与地址的行。　　

　　问：我使用“格式”菜单上的“背景”命令，为工作添加了背景图案，但打印时，却没有打印工作表背景。为什么？如何解决？　　

　　答：用“格式”菜单上的“背景”命令添加到工作表中的背景图案不会被打印出来。但用“插入”菜单中的“图片”命令添加到工作表中的图案和用“格式”菜单上的“单元格”命令添加到工作表中的单元格背景图案或阴影，都会被打印出来。　　

　　问：在我打印工作表时，Excel忽略了所设置的分页符。为什么？　　

　　答：如果已设置让Excel将工作簿打印到特定数目的页面中，那么，Excel将忽略已设置的手动分页符，并缩小打印工作表的尺寸。若要将工作表打印到指定的页数中并使用手动插入的分页符，请单击“文件”菜单上的“页面设置”，再单击“页面”选项卡，然后单击“缩放比例”。如果“缩放比例”不能产生预期效果，你可以在设置打印区域时，将其中的每一页都选定为独立的区域，Excel会将打印区域中不相邻的区域打印到独立的页面上。　　

　　问：我在工作表中设置了多个打印区域后，Excel却不能将多个打印区域打印到同一页上。如何解决？　　

　　答：如果打印区域中包含工作表中的不相邻区域，在默认情况下，Excel将把每个区域打印到单独的页面上。你可以使用下列方法指定工作表中的独立区域，并将它们打印到同一页面上。　　

　　1．将不相邻的列打印到相邻的位置上：选定不想打印的列，点击“格式”菜单中的“列”，然后单击“隐藏”。设置一个包含所有列的打印区域，其中也包括隐藏的列。　　

　　2．将不相邻的行打印到上下相邻的位置上：选定不想打印的行，点击“格式”菜单中的“行”，然后单击“隐藏”。设置一个包含所有行的打印区域，其中也包括隐藏的行。
 
 
30. Excel计算住房贷款和个人储蓄(1)
　　银行中的利息计算起来非常的烦琐，让大多数没有学过专业财会方面的人都感到束手无策，比如在银行方面的住房贷款及个人储蓄等方面。MSOFFICE中的Excel计算完全可以让你解除这方面的烦恼。请跟我着往下关于这两个问题的实例解决方法。

　　Excel
2002中的PMT函数，通过单、双变量的模拟运算来实现贷款的利息计算。通过讲解，相信读者可以很方便地计算分期付款的利息，以及选择分期付款的最优方案。

　　固定利率的付款计算

　　PMT函数可基于固定利率及等额分期付款方式，根据固定贷款利率、定期付款和贷款金额，来求出每期(一般为每月)应偿还的贷款金额。先来了解一下PMT函数的格式和应用方式：

　　PMT(Rate，Nper，Pv，Fv，Type)

　　其中各参数的含义如下：

　　Rate：各期利率，例如，如果按4.2%的年利率借入一笔贷款来购买住房，并按月偿还贷款，则月利率为4.2%/12(即
0.35%)。用户可以在公式中输入4.2%/12、0.35%或0.0035作为Rate的值。

　　Nper：贷款期数，即该项贷款的付款期总数。例如，对于一笔10年期按月偿还的住房贷款，共有10×12(即120)个偿款期数。可以在公式中输入120作为Nper的值。

　　Pv：现值，或一系列未来付款的当前值的累积和，也就是贷款金额。

　　Fv：指未来终值，或在最后一次付款后希望得到的现金余额。如果省略Fv，则假设其值为零，也就是一笔贷款的未来值为零，一般银行贷款此值为0。

　　Type：数字0或1，用以指定各期的付款时间是在期初还是期末。如果为0或缺省，表明是期末付款，如果为1，表明是期初付款。
 
 
31. Excel计算住房贷款和个人储蓄(2)

    　　浮动利率的付款计算

　　下面结合实例讲解利用该函数的具体计算方法，假定采用分期付款的方式，用户贷款10万元用于购买住房，如果年利率是4.2%，分期付款的年限是10年，计算该用户在给定条件下的每期应付款数。

　　　　如图1所示，在单元格A1、B1、A2、B2、A3、B3中分别输入给定条件，D2~D11中分别输入不同的利率条件，按照下列步骤进行计算：　　

　　1.选定要输入公式的单元格E1，可以直接输入公式“=PMT(B3/12，B2*12，-B1)”，返回一个值1021.98，这个值就是用户每月的付款额，图1中的B4与E1单元格的输入公式相同，这一步也可以利用粘贴函数来输入函数；操作过程是：单击“常用”工具栏中的“粘贴函数”按钮，弹出“粘贴函数”对话框。在“函数分类”框中选择“财务”，在“函数名”列表框中选择“PMT”。

　　2.单击“确定”按钮，出现如图2所示的“公式选项板”，在“Rate”框中输入利率“B3/12”，即把年利率转换成月利率；在“Nper”框中输入“B2*12”，即把支付的年限换算成支付的月数；在“Pv”框中输入贷款金额“-B1”(加入负号是为返回一个正值)。

　　3.单击“确定”按钮，即可在E1单元格中得到年利率为4.2%条件下，分期付款每期应付的金额数。

　　4.选定包含输入数值和公式的范围，选择“数据”菜单中的“模拟运算表”命令，出现 “模拟运算表”对话框。

　　5.由于变量的替换值排在一列中，因此单击“输入引用列的单元格”文本框，然后输入“B3”。

　　6.单击“确定”按钮，得到如图3所示的结果，即得出在不同利率条件下每月应付的金额数。用户即可根据自己的需要进行选择。

　　上述计算运用的是单变量模拟运算，就是考查一个值的变化(这里是利率的变化)对公式的计算结果的影响程度。

　　由于我国现行的贷款利率由政府统一规定，所以较少出现上述的计算。随着市场经济的深化和我国加入WTO，利率市场化的步伐也逐步加快，国家已要求各地在适当的时候和合适的条件下实施利率市场化改革，到那时必将出现不同利率的贷款，用户就可以更多地利用上述方法计算贷款利息了。
 
 
32. Excel计算住房贷款和个人储蓄(3)

    　　浮动利率、浮动年限的付款计算

　　用户在计算住房贷款时，根据个人经济条件往往会考虑不同的利率和不同的分期付款年限条件下的每月付款额。这种情况下的计算只要在上述计算的基础上加一个变量，也就是双变量模拟运算表，即输入两个变量的不同替换值，然后计算这两个变量对公式的影响。

　　当计算不同利率不同年限的分期付款额时，需要建立有两个变量的模拟运算表，一个表示不同的利率，另一个表示不同的付款年限，具体操作如下：

　　1.建立如图4所示的表格，在单元格B6中输入公式“=PMT(B3/12，B2*12，-B1)”，用户要注意的是不同的利率值输入在一列中，必须在PMT公式的正下方，不同年限输入在一行中，行输入项必须在公式的右侧。

　　2.选定包含公式及输入值的行和列的单元格数据。选择“数据”菜单中的“模拟运算表”命令，出现一个“模拟运算表”对话框。

　　3.由于付款年限被编排成行，因此在“输入行的引用单元格”文本框中输入“B2”，年利率被编排成列，在“输入列的引用单元格”文本框中输入“B3”。

　　4.单击“确定”按钮，即可得到如图5所示的运算结果。

　　用户可以根据个人实际情况，代入相应数据后，选择适合自己的分期付款利率和年限的支付方案。以上仅仅介绍了Excel
2002中的PMT函数计算贷款条件下的分期付款额，这个公式还可以用来计算用户的零存整取储蓄额，如用户想在几年后达到一定的存款额，给定存款利率和年限条件，利用该函数可计算出每月应存入银行的金额数。另外，该函数还可以用于计算个人的保险、养老金等的分期投入额。大家可以用自己的数据来计算一下。
 
 
33. 提高EXCEL录入速度十大绝招(1)
　　因工作的需要，我常常用EXCEL处理大量的表格文档，感到一个最头痛的问题就是文本的录入，由于本人的录入速度不高，使我不得不常常加班加点地干，才能勉强完成老板交给的任务。经过多年来的不断摸索，我发现了一些能提高EXCEL输入速度的小招式，现归纳出来，希望大家能喜欢。

　　第一招--内嵌序列法。如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用EXCEL内嵌的序列来实现其快速输入：

　　先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如"甲、乙"）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时（我们通常称其为"填充柄"），按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如"丙、丁、戊……"）依序自动填入相应的单元格中。

　　第二招--右键拖拉法。有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列：2、4、8……），我们可以用右键拖拉的方法来完成：

　　先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单（如图
1），选"等比序列"选项，则该序列（2、4、8、16……）及其"单元格格式"分别输入相应的单元格中（如果选"等差序列"，则输入2、4、6、8……）。

　　第三招--定义序列法。单位里职工的姓名是经常需要输入的，有的职工姓名中含有生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好"职工姓名序列"，以后输入就快多了：

　　将职工姓名输入连续的单元格中，并选中他们，用"工具→选项"命令打开"选项"对话框（如图
2），选"自定义序列"标签，先后按"导入"、"确定"按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第1位职工的姓名），用"填充柄"即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

　　
　　第四招--自动更正法。因工作的需要，我常常需要将一些国家标准的名称（如"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]"）输入单元格中，对这些文本的输入要求即准确又必须统一。我利用"自动更正"功能解决了为一难题：

　　用"工具→自动更正"命令，打开"自动更正"对话框（如图
3），在"替换"下面的方框中填入"G300"，在"替换为"下面的方框中填入"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]"，然后按确定按钮。以后在单元格中输?quot;G300"（注意：G一定要大写！）确定后，系统会自动将期改正为"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]"，既快速又准确、统一。

　　特别需要指出的是：如果表格中需要文本"G300"时，你可以先输入"G3000"及后面的文本，然后再将"1"删除即可。

　　你可以依照上述方法将有关文本一性定义好，方便以后使用。特别指出的是：在这里定义好的自动更正词条在OFFICE系列其他应用程序（如WORD）中同样可以使用。

　　第五招--函数合并法。我经常需要输入一些施工企业的名称（如"马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司"等），这些文本大同小异，如果采取上?"自动更正"法，多了以后自己可能也记不清其代码了（你可以打一外一览表，摆在电脑前供查找），这时我们可以用EXCEL的一个函数来实现类似这些文本的快速输入：

　　假定上述文本需要输入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中（如D2单元格），我们先在Sheet2工作表中的两后单元格（如A1和B1）中输入文本"马鞍山市"和"建筑安装工程有限责任公司"，然后在Sheet1有D2单元格中输入公式：=CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1)，以后我们只要在C2单元格中输入"第九"，则D2单元格中将快速输入"马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司"文本。

　　对于这一招有三点值得说明：①我们可以用填充柄将上述公式复制到B列的其他单元格中，以后只要在C列相应的单元格中输入某企业名称的关键词（如"第九"），则该企业的全称将填入到D列相应的单元格中。②为了便于公式的复制，我们再公式中对单元格的引用采取了"绝对引用"（如Sheet2A1和Sheet2B1，这部分单元格不随公式的复制而发生变化，加上"$"符号即表示绝对引用）和"相对引用"（如C2单元格，我们没有加"$"符号，该单元格会随着公式的复制而自动作相应的调整）。③这样做工作表中就会多出一列（C列），我们在打印时不希望将它打印出来，我们选中该列后右击鼠标，在随后弹出的菜单中?"隐藏"项，即可将该列隐藏起来而不被打印出来。
 
34. 提高EXCEL录入速度十大绝招(2)

    
　　第六招--一次替换法。有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷：

　　先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X。注意：不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，用"编辑替换"命令（或按Ctrl+H键），打开"替换"对话框（如图
4），在"查找内容"下面的方框中输入代替的字母"X"，在"替换值"下面的方框中输入"※"，将"单元格匹配"前面的"∨"号去掉（否则会无法替换），然后按"替换"按钮一个一个去替换（如果表格中确实需要字母x时，这样做就可达满足这要求。注意：此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面的单元格中，最好选定A1单元格。），也可以按"全部替换"按钮，一次性全部替换完毕（这样做表格中所有的x都被替换掉，且鼠标可以选定在任何单元格中）。

　　第七招--快速复制法。有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V）的方法来完成输入：

　　①如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如"砖混结构"），我们先在第1个单元格中输入该文本，然后用"填充柄"将期复制到后续的单元格中。

　　②如果需要输入的文本前面在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下"Enter"键就可以把后续文本输入。

　　③如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，可以直接按下Ctrl+'键就可以完成输入。

　　④如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下"Ctrl+Enter"键即可。

　　第八招--定义格式法。有时我们需要给输入的数值加上单位（如"平方米"等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们?quot;自定义"单元格格式的方法来实现单位的自动输入：

　　我们先将数值输入相应的单元格中（注意：仅限于数值！），然后在按住Ctrl键的同时，选取所在需要加同一单位的单元格，用"格式→单元格"命令，打开"单元格格式"对话框（如图
5），在"数字"标签中，选中"分类"下面的"自定义"选项，再在"类型"下面的方框中输入"#"平""方""米""，按下确定键后，单位（平方米）即一次性加到相应数值的后面。

　　
　　第九招--定义词组法。对于一些经常需要输入的文本（如"建筑工程质量监督"），我认为，采取利用输入法的"手工造?quot;功能来实现比较好（此处以"五笔输入法"为例）：

　　启动"五笔输入法"，用鼠标右击状态条，选"手工造词"选项，打开"手工造词"对话框（如图
6），在"词语"后面的方框中输入词组（如"建筑工程质量监督"，最多20个汉字，
夹杂一些符号也可以），在"外码"后面的方框中输入"编码"（最好采用系统自动生成的外码，他符号该输入法的编码规则，便于记忆和使用），然后先后按"添加"和"关闭"按钮。以后可以象输入其他词组一样输入你自定义的词组。

　　第十招--零找碎敲法。下面这些方法与输入看起来没有直接的关系，但简化了对EXCEL的设置过程，自然也就提高了录入速度：

　　①大家知道，如果向EXCEL中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学记数的格式，为与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成"文本"格式。如果用命令的方法直接去设置，自然很慢。其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小"'"就可了（注意：该"'"必须是在英文状态下输入）。

　　②如果某个单元格中输入的文本一行容不下，我们在按住"Alt"键的同时，按下"Enter"键就可以快速强行让其转行。

　　以上十招保准能使你的录入速度大大提高，不信？！请你试试看。如果各位有什么更好的高招，别忘了告诉后，在下在此先谢过了！！！
 
35. EXCEL大量数据快速录入技巧(1)

   
　　高考及其他许多类似工作有大量的数据需要录入，为了便于汇总，各校必须统一格式，所以一般由上级主管部门设计好一个数据库，再辅之以一个录入的界面。这样虽然操作起来非常直观，但丝毫不能减轻数据录入的工作量（除了自动编号之外）。仔细研究一下他们的数据库和数据构成，我们就可以放弃那些漂亮的录入界面，在EXCEL2000中轻松完成。

　　一、表头的设计处理

　　首先要自己设计一张工作表。表头上的表项设置，必须建立在对上级部门数据库的认真剖析的基础之上。如果是传统的DBF数据库，当然可以直接在EXCEL中进行相关操作；如果是ACCESS数据库，经过适当处理，我们也可以在EXCEL2000中对它进行操作。实在不行，那就逐项记录下所要录入的数据项，自己设计一个表头也是可以的。表头最好用汉字注明，这样可以避免录入时出现张冠李戴的情形，需要时再适当调整一下就行了。

　　二、“查找、替换”和“自动更正”功能的巧用

　　再来分析一下这些数据：在“毕业学校”一栏，有好多个学生毕业于同一所学校，重复输入效率肯定不高。对，有了，先自己定义几个字符来临时替代一下各个学校的名称（如用“4Z”代表“枣阳市第四中学”，等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替换为“枣阳市第四中学”不就行了？

　　[提示：尽量用一些简单好记、易录入、不会与其他内容发生混淆的字符来执行替换，不过不要光顾了简单好记，否则，你用“4”代替“枣阳市第四中学”试试，做了“全部替换”后可别骂人哟！]

　　如果你连Ctrl+H这一步也想省去，你可以试试EXCEL的“自动更正”功能。使用自动更正功能，可以简化用户对大量重复数据的输入操作，例如可以将上面的“4z”定义更正为“枣阳市第四中学”，定义的方法是：

　　1.从工具菜单中选择“自动更正”，打开自动更正对话框。

　　　　2.在“替换”框中输入数据， 如：“4z”，在“替换为”框中输入数据，如：“枣阳市第四中学”，单击“添加”，再单击 “确定”。

　　　　之后，只需在单元格中输入“4z”两字，即会自动更正为“枣阳市第四中学”。

　　三、输入法的自动切换

　　在输入数据时，一张工作表中同时包含汉字、英文字母和数字，那么对于不同的单元格，输入时不断地切换输入方式也是人为增加的录入工作量。只要作一下预处理，便可以使Excel对不同类型的单元格实现输入法的自动切换。

　　启动Excel
2000，新建一工作簿，取名为“2002.xls”，右键单击工作表标签“Sheet1”，选择“重命名”，改名为“学籍登记表”。先将小张经常使用的“智能陈桥输入法”设为默认汉字输入法：单击右下角的“En”图标，选择“属性”，在出现的对话框中选择语言标签下的“智能陈桥输入平台”，单击[设为默认值]并确认。按上述设计输入表头内容，然后选中“姓名”、“性别”等需要输入汉字的那些列，在菜单中依次选择“数据→有效性→输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”，单击[确定]按钮（如图1）。再选择其他各列，同上操作步骤，调出“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“关闭（英文模式）”，单击[确定]按钮即可。

　　经过这样简单的处理之后，在录入过程中，当插入点处于不同的单元格时，Excel
2000能够根据我们进行的设置自动在中英文输入法间进行切换，省去了来回进行中英文切换的麻烦
 
 
36. EXCEL大量数据快速录入技巧(2)

    　　四、不定长数据的预处理

　　对于学生家庭住址这一栏，列宽该如何设置呢？太宽了会造成表格过宽左右滚动不方便，太窄又怕万一哪个学生的地址比较长，岂不被它右边的列给挡住了？不要紧，有两招都是专门对付这种情况的：

　　第一招、在“家庭住址”列上方单击，选中整列，依次选择菜单“格式→单元格→对齐”，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框（如图2），单击[确定]按钮，调整该列到合适的列宽。这样如果某个同学的地址超过了单元格的宽度，Excel能够自动缩小字符的大小把数据调整到与所设列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。即使以后对这些单元格的列宽进行了更改，其中的字符也可乖乖地自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽。

　　第二招、选中“家庭住址”列后，勾选图2中的“自动换行”复选框后，Excel能根据列的宽度和文本内容的长度自动换行，这样就不必眯起眼睛去忍受那些小字了！

　　五、让EXCEL也“自动编号”

　　我们都知道，EXCEL的自动填充是它的一大特色功能。利用它来进行序号的“自动编制”，简直就像是量体裁衣一样方便。一般自动填充的方法都是用鼠标左键指向填充柄，按住鼠标向下拖动完成的（填充柄是位于选定区域角上的小黑块，将鼠标指向填充柄时，鼠标的形状变为黑十字。拖动填充柄可以将内容复制到相邻单元格中，或填充日期系列）。如果表格有太多的行，这种方法不便掌握拖动的距离。这里介绍一种本人摸索的更简单的操作方法：用鼠标左键双击填充柄。一切OK！注意：这样做有时候不能达到预期的填充效果。还必须满足下列条件：

　　1、只能纵向填充不能横向填充。

　　2、欲填充的列的左(右)相邻列非空，且中间无间断，否则以上填充将在间断处停止。

　　3、该方法对文本形式的序列也起作用。
　　六、自动定位小数位

　　因为有一大批诸如123.5之类的学生成绩需要录入，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高（可以不需要输入小数点）。

　　单击“工具”→“选项”→“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“1”（如图3）。单击“确定”按钮。

　　现在，在工作表的某单元格中键入“1235”，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为“123.5”。方便多了吧！此时如果你在单元格中键入的是“89”，则在你结束输入之后，该单元格中的数字自动变为“89.0”。

　　另外，如果你在“位数”框中输入一个负数，比如“-1”，则Excel将在输入的数字后自动添上两个“0”。如果要暂时取消在“自动设置小数点”功能中设置的选项，可以在输入的数据中自带小数点。利用Excel的“自动设置小数点”的功能，对于大量带有固定小数位的数字，或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字的输入，将大大提高编辑速度。

　　七、让表格个性化

　　为了提高工作效率，越干越起劲，同时好为了避免录入时间过长后出现差错。选中整个工作表，单击格式菜单下的“自动套用格式……”，出现“自动套用格式”对话框，选择一种比较你所喜欢的方案，单击[选项]按钮，展开对话框下部的“应用格式种类”选项框，为了保持前面的诸多设置，必须去掉“数字”、“对齐”、“边框”等复选项前的选择，只复选“字体”和“图案”两项，[确定]后完成设置。

　　[提示：在表格中，给单元格加上不同的颜色和底纹可以增强数据输入时的直观感觉，但在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣了，因此用户希望在数据处理时色彩缤纷，打印时仍旧是普通的白纸黑字。可以在“文件”菜单中选择“页面设置→工作表→打印→单元格单色打印”，这样打印的表格就是普通的黑白表格了。]

　　一切准备就绪，下面就可以开始录入了。